Es besteht die Verpflichtung, anonyme Meldewege zur Verfügung zu stellen und anonyme Meldungen zu bearbeiten. Darüber hinaus muss eine Möglichkeit zur anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber sichergestellt sein.

Auch bei nicht anonymen Meldungen muss die Identität eines Hinweisgebers und natürlich auch die Identität der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, gewährleistet sein. Die Identität darf nur dem jeweils zuständigen Bearbeiter eines Hinweises bekannt sein. Eine Herausgabe von Daten ist nur in Ausnahmefällen (z. B. in Strafverfahren auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden) zulässig.

Darüber hinaus muss sichergestellt sein, dass Bearbeitende frei von Interessenskonflikten sind und über eine entsprechende Fachkunde verfügen.

• Interne Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen.
• Alle Meldungen sind umfassend zu dokumentieren; es gilt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren.
• Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person der internen Meldestelle zu ermöglichen.
• Der hinweisgebenden Person ist der Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen.
• Die Meldestelle muss prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 fällt.
• Mit der hinweisgebenden Person muss - bei anonymen Meldungen auch anonym - Kontakt gehalten werden.
• Die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung ist zu prüfen.
• Die hinweisgebende Person muss erforderlichenfalls um weitere Informationen gebeten werden.
• Es müssen angemessene Folgemaßnahmen nach § 18 ergriffen werden.
• Der hinweisgebenden Person muss innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung gegeben werden, die die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese beinhaltet.

Das Gesetz sieht eine Beweislastumkehr zugunsten des Hinweisgebers vor, wonach zu dessen Gunsten vermutet wird, dass z.B. eine Kündigung in Folge seiner Meldung ausgesprochen wurde. Der Arbeitgeber muss somit nachweisen, dass zwischen einer Kündigung eines Mitarbeiters und der Meldung kein Zusammenhang besteht.

Dem Hinweisgeber ist bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot der entstehende Schaden zu ersetzen. Auf der anderen Seite ist im Falle einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Falschmeldung der Hinweisgeber zur Erstattung des dadurch eingetretenen Schadens verpflichtet.

Hinweisgebende Personen können neben Vermögensschäden auch immaterielle Schäden, z.B. in Fällen von Mobbing, Diskriminierung, etc. geltend machen.

Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG können als Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeldern (von bis zu 100.000,.- €) geahndet werden, z. B. das Behindern von Meldungen, das Ergreifen von Repressalien sowie das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen. Die Nichteinführung interner Meldestellen kann ein Bußgeld in Höhe von 20.000,- Euro zur Folge haben, das auch mehrmals fällig werden kann. Die Gleichstellung interner und externer Meldewege soll dafür sorgen, dass Unternehmen zusätzlich motiviert sind, ein möglichst attraktives internes Hinweisgebersystem aufzubauen, um zu vermeiden, dass Beschäftigte sofort sich an die zuständigen Behörden wenden.