Ihre ausgelagerte INTERNE MELDESTELLE

Rechtssicher, ohne Aufwand, zu fairen Preisen für Sie umgesetzt

Hinweisgeberschutzgesetz? - Wir kümmern uns darum!

Warum ist die Auslagerung der internen Meldestelle sinnvoll?

Gesetzliche Verpflichtung


Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer internen Meldestelle. In § 7 Abs. 3 HinSchG heißt es Beschäftigungsgeber, die nach § 12 Absatz 1 und 3 zur Einrichtung interner Meldestellen verpflichtet sind, sollen Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden.“.

 

Vertraulichkeit verdeutlichen


Hinweisgeber möchten in den meisten Fällen ein maximales Maß an Vertraulichkeit oder gar Anonymität sichergestellt wissen. Somit stellt sich die Frage, an welche Meldestelle sich ein Hinweisgeber eher wenden würde – an die, die bei seinem Arbeitgeber (oder einer anderen Stelle im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit) eingerichtet ist und die von eigenen Arbeitskollegen betreut wird oder an die externe Meldestelle, die z. B. beim Bundesamt für Justiz angesiedelt ist (dort können Meldungen auch komplett anonym eingereicht werden).

Ein für alle Beteiligten sinnvoller Weg ist somit die Auslagerung der internen Meldestelle! Wir betreiben Ihre Meldestelle unabhängig, weisungsfrei und stellen auch bei nicht anonym eingegangenen Meldungen sicher, dass die Identität von Hinweisgebern geschützt wird. Hierbei unterstützen wir verschiedene Meldekanäle und auch anonyme Hinweise. Darüber hinaus stellen wir über unser elektronisches Meldeportal eine anonyme Kommunikation mit Hinweisgebern sicher.

Unsere Leistungen und Ihre Vorteile

Anonymität

Wir ermöglichen Hinweisgebern anonyme Meldungen und anonyme Kommunikation.

Rechtssicherheit

Ihr Hinweisgebersystem wird rechtssicher eingerichtet und von Fachpersonal betrieben.

Faire Preise

Wir berechnen geringe monatliche Pauschalen und angemessene Aufwandsentschädigungen.

einfach bedienbar

Das Meldeportal ist einfach bedienbar. Auch telefonische Hinweise sind möglich.

Empfehlungen

Nach Prüfung von Hinweisen geben wir Handlungsempfehlungen.

Datenschutz

Alle Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit werden eingehalten.

Wie hoch sind die Kosten?

Unternehmen zwischen 50 und 249 Mitarbeiter


Die Kosten setzen sich aus folgenden Komponenten zusammen (alle Preise zzgl. MwSt.):

  • Einrichtungspauschale (Meldekanäle: Online-Meldeportal, Telefon, persönliche Zusammenkunft) 290,- €.
  • Monatspauschale für den Betrieb der Meldestelle 79,- € (Meldekanäle Post und E-Mail zusätzlich 18,- € mtl.).
  • Pauschale für die Prüfung einer eingehenden Meldung 25,- €.
  • Weitergehende Bearbeitung einer Meldung, interne Ermittlungen, etc. 125,- €/ h

Unternehmen unter 50 Mitarbeiter, die eine Meldestelle einrichten möchten und Unternehmen ab 250 Mitarbeiter


Gerne kalkulieren wir Ihnen ein individuelles Angebot und erstellen einen individuellen Vertragsentwurf. Rufen Sie uns gerne an oder nutzen Sie unser Kontaktformular unten auf dieser Seite!

Wie ist der Ablauf der Bearbeitung?

1. Eingang eines Hinweises

Ein Hinweis kann schriftlich, elektronisch (über das kundenindividuelle Meldeportal), telefonisch oder nach Terminabsprache persönlich eingereicht werden. Eine anonyme Einreichung ist auch über das Meldeportal möglich!

2. Eingangsbestätigung

Nach Eingang des Hinweises erhält der Hinweisgeber eine Eingangsbestätigung. Diese wird NICHT automatisiert verschickt.

3. Prüfung des Anwendungsbereichs

Die Interne Meldestelle prüft, ob der Anwendungsbereich der §§ 1 und 2 HinSchG eröffnet ist. Bei nicht eröffnetem Anwendungsbereich prüft die Interne Meldestelle ob ggf. anderweitige Maßnahmen zu ergreifen sind.

4. Kontaktaufnahme/ Kommunikation

Für eine vollständige Sachverhaltsaufklärung kann es notwendig sein, dass Kontakt zur meldenden Person aufgenommen werden muss. Dies ist auch bei anonymer Einreichung über unser Meledportal möglich.

5. Stichhaltigkeitsprüfung

Die Meldestelle prüft, ob der von der hinweisgebenden Person vorgetragene Sachverhalt stichhaltig ist. Bei positiver Prüfung - dem Nichtvorliegen objektiver Gründe, die Zweifel an der Glaubhaftigkeit der vorgetragenen Fakten oder an der Glaubwürdigkeit des Hinweisgebers geben - wird dem Hinweis nachgegangen bzw. der gemeldete Sachverhalt aufgeklärt.

6. Anforderung weiterer Informationen

Sofern für die weitere Bearbeitung notwendig und möglich, wird Kontakt zu hinweisgebenden Person aufgenommen, um weitere Informationen einzuholen.

7. Einleitung Folgemaßnahmen

Nach abschließender Bewertung werden angemessene Folgemaßnahmen eingeleitet/ empfohlen, die geeignet sind, den zugrundeliegenden Sachverhalt zu korrigieren/ abzustellen.

Mögliche Folgemaßnahmen können gem. § 18 HinSchG insbesondere folgende sein:

  • interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit durchführen und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren,
  • die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen,
  • das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder das Verfahren zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an
    • eine bei dem Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
    • eine zuständige Behörde.
8. Rückmeldung

In der Regel innerhalb von 3 Monaten (Ausnahmen sind gem. § 17 Abs. 2 HinSchG [z. B. bei laufendem Strafverfahren] möglich) erfolgt eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person.

FAQ zum Hinweisgeberschutzgesetz

Beschäftigungsgeber (= natürliche Personen sowie juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, rechtsfähige Personengesellschaften und sonstige, noch nicht genannte rechtsfähige Personenvereinigungen) mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können.

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten mussten bis spätestens zum 2. Juli 2023 eine interne Meldestelle eingerichtet haben. Jedoch tritt die Bußgeldvorschrift, nach der ein Bußgeld bis zu 20.000 Euro droht, wenn ein interner Meldekanal nicht eingerichtet oder betrieben wird erst am 1. Dezember 2023 in Kraft.

Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten sieht das HinSchG eine verlängerte Einrichtungsfrist bis zum 17. Dezember 2023 vor.

In erster Linie können die Beschäftigten eines Unternehmens Hinweise einreichen. Dabei ist die Art der Anstellung oder der Beschäftigungsgrad irrelevant, die Regelung gilt auch für Praktikanten und Auszubildende, sowie Beschäftigte in Werkstätten für behinderte Menschen oder Gesellschafter. Aber auch Mitarbeiter von Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Dritten dürfen Hinweise einreichen (laut HinSchG „natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben“). Auch Personen, die nicht mehr oder noch nicht im Arbeitsverhältnis/ einer beruflichen Tätigkeit stehen, können Hinweise einreichen.

Der Schutz für hinweisgebende Personen besteht zum einen durch die Wahrung der Vertraulichkeit. Bei Nutzung unseres Meldeportals können auch anonym Hinweise gegeben werden. Zum anderen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz den Schutz vor sämtlichen Repressalien und eine Beweislastumkehr vor. Zudem haben hinweisgebende Personen Zugang zu Rechtsbehelfen und einen Anspruch auf Entschädigung. Das HinSchG sieht für verschiedene Verstöße Bußgelder von bis zu 50.000,- € vor.

Anonyme Hinweise müssen laut Hinweisgeberschutzgesetz nicht bearbeitet werden. Die Meldestellen (sowohl intern als auch extern) sollen anonyme Hinweise jedoch ebenso berücksichtigen. Die maßgebliche externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz ermöglicht anonyme Hinweise – vor diesem Hintergrund sollten auch interne Meldestellen anonyme Hinweise ermöglichen. Wir stellen die Anonymität auf allen Meldewegen sicher.

Sobald uns der Auftrag vorliegt und alle ggf. noch offenen Fragen geklärt sind, können wir innerhalb von zwei Werktagen die Arbeit aufnehmen.

Ein Teil unserer Dienstleistung im Rahmen der Einrichtung der Meldestelle und der Meldekanäle ist auch die Unterstützung bei der Information Ihrer Mitarbeiter.

Interessiert? Fragen? - Nehmen Sie Kontakt zu uns auf!

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Key facts zum Meldeportal:

Hosting im nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum

DSGVO-konforme Verarbeitung in Deutschland

Sehr hohe Sicherheitsstandards

einfach zu bedienen

Zugriff jederzeit von überall

mehrfache Datensicherung

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeitern

bei Nutzung des Meldestellenbeauftragten

Maximale Sicherheit für Hinweisgeber

u. a. aufgrund anonymer Kommunikation

Eindrücke vom Meldeportal

Hinweisgeberschutzportal

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Die Profi-Tools für die Umsetzung von Hinweisgeberschutz gem. HinSchG und Datenschutz in Unternehmen

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